Crise! Decida não participar, mas aproveite a oportunidade para se fortalecer.
Sem medo de errar, sou categórico em afirmar que ao longo da existência de uma empresa será necessário superar ou contornar inúmeras crises. As crises podem ter magnitudes globais, como a pandemia que vivemos em 2020, mas também ocorrer em escalas mais regionalizadas, afetando diretamente seu negócio ou sua cadeia de suprimento, ou até mesmo em dimensão interna como um sinistro importante por exemplo.
Em um sentido mais conceitual, crise é todo evento, interno ou externo, que pode colocar em risco a imagem, reputação ou até mesmo a existência da companhia. O curioso e verdadeiro é que em todos os casos uma crise é uma ótima oportunidade de aprender ou reinventar-se. Estudos comprovam que cerca de 95% das empresas passarão por pelo menos uma crise importante ao longo de sua existência, porém apenas 10% delas serão capazes de aproveitar a situação para saírem fortalecidas. Em minha opinião, essa elite de empresas capazes de superar crises o fazem não porque foram boas o bastante para prever tais eventos, mas sim, porque trabalharam com características essenciais para qualquer negócio de sucesso:
- Estão sempre atentas ao que acontece internamente em suas organizações, em todos aspectos, e não somente os financeiros e humanos;
- Estão monitorando constantemente os aspectos externos importantes e sensíveis ao seu negócio. Esse tipo de atitude pode inclusive auxiliar a prever algum tipo de dificuldade ou até mesmo uma crise mais severa;
- Por último, mas não tão recorrente, é recomendável possuir um manual de indicações ou procedimentos que oriente os líderes em como agir em determinadas situações.
Para que sua empresa faça parte desse seleto grupo de organizações preparadas para crises, ao longo desse artigo, vou dar algumas dicas que podem ser implementadas imediatamente e deixará qualquer empresa fortalecida para sempre.
1. Trabalhe com orçamentos
Aprenda a elaborar e trabalhar com orçamentos empresariais, não importa o método, OBZ (Orçamento Base Zero), Orçamento Matricial ou Orçamento Tradicional, aprenda a usá-lo na prática. Reserve um momento todo mês para acompanhar o desempenho da empresa e comparar com o orçamento anual. Desta forma, em caso de crise, a organização terá a habilidade e a inteligência para revisá-lo e adequar-se a uma nova realidade, seja ela qual for.
2. Fluxo de caixa
Assim como o orçamento, o fluxo de caixa é uma importante ferramenta de gestão e controle. Inicie o ano com o fluxo de caixa projetado e baseado no orçamento do período. Aprenda a dividi-lo até chegar no fluxo de caixa diário. Mantenha o acompanhamento diário sempre, repito, sempre atualizado. Por fim, faça o trabalho completo comparando o fluxo de caixa realizado com o projetado. Me agrada muito trabalhar com o método de Forecast constante para o fluxo de caixa anual, o seja, mesmo mantendo um documento “master” de caixa orçado, o desempenho e desvios de períodos anteriores podem servir de ajustes para a projeção de caixa de dias ou meses futuros.
Enfim, não importa o tamanho de sua empresa, trabalhar com fluxo de caixa e manter o acompanhamento diário sempre atualizado trará enormes benefícios a companhia, sobretudo se uma crise se avizinha.
3. Cuide dos colaboradores
Os colaboradores de uma empresa são seu maior patrimônio e neles reside o conhecimento. O sucesso de uma companhia depende do esforço conjunto de todos os níveis da organização.
Manter os colaboradores motivados e engajados é parte fundamental da gestão da empresa. É responsabilidade das lideranças estreitar a relação da empresa com todos os funcionários de forma a comprovar a importância de cada um para a organização.
Sempre que o colaborador estiver engajado e se sentir respeitado pela empresa, em momentos de dificuldades, ele dará tudo de si para superar o desafio e salvar a empresa. Ele colocará toda sua força e motivação à disposição da empresa e se tornará parte ativa da solução de qualquer problema.
Pro outro lado, uma crise também serve como uma ótima oportunidade de observar quem está à altura para seguir trabalhando na empresa depois de superada a crise.
4. Comunicação
Pode parecer óbvio, mas poucas empresas praticam a comunicação interna de forma adequada. É importante manter canais de comunicação com os colaboradores sempre ativos e diretos. Os canais devem ser de duas vias. Os empregados e prestadores de serviços terceirizados devem saber de forma clara como se comunicar com a empresa e seus líderes diretamente. Em caso de haver a necessidade de uma comunicação sigilosa, o colaborador deve saber como fazê-lo e o anonimato deve ser garantido.
De mesma forma, é importante promover uma comunicação ativa com a sociedade em geral. Isso aproxima a empresa das pessoas e fortalece a marca junto à comunidade.
Dentro do contexto da crise a comunicação assume um protagonismo essencial. É fundamental que a comunicação interna flua com velocidade, fazendo com que o público interno saiba exatamente o que está acontecendo e quais são os cenários que todos terão que enfrentar. O impacto da comunicação ativa é extremamente positivo para o ânimo dos trabalhadores, possibilitando, muitas vezes, que algumas soluções sejam aportadas pelos próprios colaboradores.
Pro fim, não deixe de comunicar em detalhes todas as ações que serão tomadas, especialmente as mais difíceis, de forma que mesmo as ações mais impopulares tragam alívio e esperança.
5. Trabalhe com comitês
Aprenda a trabalhar em comitês e grupos de trabalhos menores. Esta forma de trabalho conduz à agilidade mesmo as maiores organizações. Os grupos de trabalhos podem ser formados para projetos específicos. Podem ser grupos de trabalhos estratégicos ou operacionais, não importa seu objetivo. Mas sim, praticar a colaboração onde esses pequenos grupos consigam imaginar, desenvolver e implementar projetos e soluções das mais variadas formas possíveis. E o mais importante, com velocidade, flexibilidade e agilidade.
Em um cenário hostil, a empresa estará preparada e rapidamente conseguirá criar comitês de crises e salas de guerra para reagir e acompanhar em tempo real o desempenho da organização.
Dentro do comitê de crise serão discutidos temas que permearão todos os itens mencionados anteriormente.
Considerando que estamos enfrentando uma das maiores crises da era moderna, segue minha contribuição de assuntos que não podem estar fora da pauta de qualquer comitê de crise:
- Mantenha a visão sistêmica e elabore planos de ações para identificar e mitigar riscos,
- Mantenha o foco na gestão de caixa e desdobre os planos de ações em cada uma das áreas da organização, a fim de proteger a disponibilidade de recursos financeiros,
- Acompanhe diariamente a execução das ações e garanta os resultados esperados,
- Promova a comunicação entre as áreas e o comitê gestor de crise,
- Certifique-se que os objetivos estejam bem entendidos entre todos os envolvidos,
- Lembre-se que sua empresa deverá seguir adiante, portanto, concentre-se na necessidade do mercado e de seus clientes. Reorganize a empresa para novos fatores de sucesso,
- Concentre-se na gestão do presente e no resultado futuro. Perdoe os erros do passado.
- Redefina métricas financeiras e econômicas que identifiquem novos alavancadores de resultados,
- Não se perca nos controles. Defina poucos e importantes indicadores de desempenho, capazes de fornecer a informação necessária para a manutenção e condução do negócio nesse ambiente de incertezas.
Por fim, as crises sempre fizeram parte das vidas das pessoas assim como das empresas. Ignorá-las é assinar o próprio atestado de óbito. Mas decidir como enfrentá-las é uma decisão que se toma antes mesmo da crise existir.
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